私隱政策 – 鐵山中國 – 香港

  1. 主頁
  2. 私隱政策

我們重視您的私隱。Iron Mountain Hong Kong Limited (下文統稱為「Iron Mountain」 或「我們」或「我們的」 ) 制訂本私隱政策,以通知您我們處理和保護由我們收集、使用或與第三方分享個人資料的方式。本政策也涵蓋如何讓您取得和更改由Iron Mountain持有的個人資料。

本私隱政策是根據Iron Mountain按《個人資料(私隱)條例》(香港法律第486章)(「“PDPO”)所載的責任而草擬,其中包括「隱私權原則」(統稱「條例」)。本私隱政策是一份公開文件,是根據條例的保障資料原則(「DPP」)1(收集個人資料的目的和方式)及DPP5(一般可獲得的資料)而編制。

請仔細閱讀本私隱政策。使用Iron Mountain網站或接收Iron Mountain通知有關您如何取得本私隱政策,不論是透過電話、電郵或其他方式,您已同意本私隱政策所述的收集、使用和披露您的個人資料。

1. 收集您的個人資料

1.1 Iron Mountain收集有關客戶、潛在客戶、供應商、潛在供應商、承包商、求職者、公眾(透過我們的閉路電視)和網站用戶的個人資料,這些資料對我們的一項或多項職能或活動是有合理必要或直接相關。個人資料可能透過我們的網站、電話或其他方式收集。

1.2 在此時間或之前,如果不可行的話,在我們收集您的個人資料後,我們將在可行的情況下盡快通知您根據DPP1所需的事項—向您提供本私隱政策,或通知您如何取得本私隱政策。

1.3 Iron Mountain不會秘密地或以不道德的方式收集個人資料,也不會將您的個人資料出售給任何第三方 (除了在出售業務的過程等)。

2. 我們如何使用及何時會分享您的個人資料

2.1 Iron Mountain持有用於主要目的而收集的個人資料,包括但不限於:

(a) 向您提供從我們訂購的產品和服務,或關於我們從您訂購的產品或服務;

(b) 回答您的查詢或求職;

(c) 向您發送您可能感興趣的Iron Mountain及其服務的額外資料;

(d) 向您提供有效的客戶服務; 及

(e) 與我們的服務有關的保安措施。

2.2 Iron Mountain 也會持有用於主要目的以外(次要目的)的個人資料。您同意我們使用個人資料以提供下列次要目的:

(a) 帳單和帳戶管理;

(b) 業務規劃和產品研發;

(c) 向您提供相關的資訊,包括關於Iron Mountain及其附屬公司產品和服務的宣傳;

(d) 讓我們更了解您的需要和興趣;

(e) 改善我們網站的內容、功能和可用性;

(f) 改善我們的市場營銷和推廣工作;

(g) 當您瀏覽我們的網站時展示個人化的廣告;

(h) 用於您與Iron Mountain之間的任何其他協議中確定的任何其他目的;

(i) 與您和Iron Mountain或Iron Mountain交易相關,或關於您或Iron Mountain經營行業的問題、消息或其他資訊; 及

(j) 本私隱政策所述的其他事宜。

2.3 Iron Mountain可能會因未包含在本私隱政策中的任何次要目的而使用和/或分享您的個人資料,如果:

(a) 該次要目的與主要目的有關; 及

(b) 您應對我們會把資料用於該次要目的有合理期望。

2.4 為向您提供您要求的服務,或由於其他法律原因需要,我們可能會不時與Iron Mountain以外的機構分享您的個人資料。我們會因應向您提供的服務,把您的個人資料與我們有關的機構分享。除其他服務外,這些機構會進行下列的工作:

(a) 計算費用和債務償還;

(b) 客戶查詢;

(c) 資訊科技服務;

(d) 市場營銷和傳訊服務(包括市場調查);

(e) 網站使用分析;

(f) 支援或進行本文第2.1和2.2段所述的任何活動; 及

(g) 顧問和保險公司。

Iron Mountain採用合約或其他方式來防止:

(a) 您轉移到上述機構的個人資料的保存時間超過了該目的所需的時間;

(b) 未經授權或意外查閱、處理、刪除、丟失或使用您的個人資料以轉移給機構以提供上述服務。

此外,我們將採取合理可行的措施,確保這些機構受到與保護您的個人資料相關的保密義務約束。

3. 直接營銷

3.1 Iron Mountain僅針對業務及其服務。雖然個人資料可能會透過我們的網站或其他目的從任何個人收集得來 (即是下載文件、回答查詢或求職),就直接營銷而言,我們打算使用以官方身份從個人收集得來的個人資料,而我們推廣的服務是明顯用於目標業務。如果符合這些要求,Iron Mountain無需獲得個人同意,該法案的其他條款也不適用於Iron Mountain。

3.2如果我們對所收集的個人資料與官方身份有疑問,我們會根據該法案,要求您同意我們使用和/或分享因進行直接營銷而向您收集的任何個人資料,無論是透過電話、網站或以其他方式收集的,但受本私隱政策的條款約束。

3.3 在每次直接營銷中,我們會向您提供:

(a) 在相關的營銷材料提供特別聲明,告知您有退出進一步直接營銷的權利;及

(b) 簡單的方法讓您選擇不再接收此類直接營銷的傳訊。

3.4 如果您選擇退出,我們會停止使用和/或披露您的個人資料作直接營銷目的。

4. 確保資料正確和最新

我們採取合理的預防措施以確保我們收集、使用和分享的個人資料是完整、相關和最新的。

但是,資料的準確性很大程度上取決於您提供的資料。因此,我們建議您:

如果您的個人資料中有任何錯誤,請通知我們; 及

讓我們知道您個人資料的改動。您可以使用我們網站的相關功能或透過第12段描述的聯絡方式聯絡Iron Mountain更改您的個人資料。

5. 我們保護您資料的方式

5.1 Iron Mountain會採取合理的步驟來保護您的個人資料免於不當使用、干擾、丟失和未經授權查閱或披露。這可能包括採取合理步驟,根據DPP 2,一旦個人資料不再需要用於使用或分享的任何目的,將銷毀或永久取消識別的個人資料(個人資料保留的準確性和持續時間)。

5.2 Iron Mountain不會在未經有關人士同意下,嘗試配對透過調查或諸如cookies之類的在網上設備收集包含能識別個人的取消識別或匿名資料。

5.3 Iron Mountain要求僱員和承包商以符合Iron Mountain在私隱方面的法律責任(包括本私隱政策的法律責任)的方式履行其職責。

5.4 Iron Mountain將採取合理措施確保只有真正「需要知道」和有「知情權」的人士才能查閱個人資料。

6. 如何取得或更改您的個人資料

6.1 Iron Mountain將容許您在條例要求時查閱包含您個人資料的記錄。但是,如果條例包含的一項或多項事項適用—資料用戶應該或可能拒絕遵守查閱資料請求的情況,我們可能拒絕向您提供查閱您個人資料的權利,包括但不限於對於以下情況:

  • 查閱資料會對任何其他人的私隱造成不合理的影響;
  • 提供的資料不足以查找與要求有關的個人資料;
  • 該要求不是以中文或英文的書面形式提出;
  • 出於其他原因,提供此類查閱權限是非法的。

6.2 如果Iron Mountain認為:

(a) 考慮到資料的目的,資料不準確、過時、不完整或不相關或具有誤導性;或

(b) 您(作為個人資料的關聯人)要求我們更正資料。 我們會根據條例,盡快採取合理步驟更正載有您個人資料的紀錄。

6.3如果我們拒絕根據上述第6.1段授予您查閱您個人資料的權利,我們仍將採取一切合理步驟,以滿足您和我們需求的方式向您提供您的個人資料。

6.4 如果您:

(a) 希望提出查閱和/或更正您個人資料的請求; 或

(b) 被我們因本私隱政策中所述的任何原因拒絕查閱您的個人資料,而您希望駁回該拒絕; 您可以按照第12段所述的方法聯絡私隱和合規團隊。

6.5除非該請求複雜或需要大量資源,否則Iron Mountain將不會收取處理查閱請求的費用。然而,如果個別人士在三個月內多次要求查閱其個人資料,Iron Mountain將保留收取行政費用的權利。

6.6在Iron Mountain提供網上帳戶管理功能的情況下,客戶可以使用此功能來操控其帳戶,包括修改或更新某些個人資料。

7. 透明度

7.1 Iron Mountain的資料保護主任是查詢私隱問題的第一聯絡人。如果您想對您的私隱進行查詢或投訴,請按照第12段的詳細資料聯絡此人。

7.2 您可於Iron Mountain的網站查閱所載的本私隱政策。

8. 保持匿名

8.1 Iron Mountain不會強制我們網站的訪問者提供個人資料,除非需要此類個人資料來回答查詢或提供服務。然而,Iron Mountain可能會要求訪客自願向Iron Mountain提供個人資料(例如作為比賽或問卷調查的一部份)。

8.2 Iron Mountain允許您匿名與我們交易,或在合理和可行的情況下使用假名。

9. 轉移個人資料

9.1如果我們把個人資料轉發到香港以外的地區,Iron Mountain將採取合理和切實可行的措施確保收件人按照條例處理此類資料。

9.2如果符合下列條件,Iron Mountain可以與收件人分享個人資料而無需符合第9.1段:

(a) 您獲明確告知您的個人資料將披露予收件人,而且您已作出書面同意; 或

(b) 我們合理地認為,收件人受法律或具有約束力的方案約束,該方案具有保護資料的作用,總體而言,至少基本上類似於條例保護資料的方式,而且您可以查閱 根據該法律或該方案強制保護您個人資料的機制; 或

(c) 我們已盡職盡責,確保不會以違反條例的方式處理個人資料。

10. 更改私隱政策

Iron Mountain可自行決定隨時更新本政策。任何更改在我們的網站上發布後便生效。您繼續使用我們的網站即表明您接受私隱政策的任何更改。在任何更改生效之前和之後收集的所有個人資料,將受當時政策的條款約束,除非您透過第12段所述與私隱和合規團隊聯絡,否則您將被視為已經同意。我們建議您回訪本政策相關頁面,尤其是在您向我們提交任何個人資料之前。

11. 詞彙表

收集 指在個人可識別或已識別的情況下,透過合法和公平的方式收集、獲取或獲得資料。

直接營銷 涉及個人資料的使用和/或分享,以直接與個人溝通,通過書面、口頭或電子通訊手段為個人代表和代表的公司宣傳商品或服務。銷售的商品或服務可能是Iron Mountain的商品或服務,也可能是代表Iron Mountain的獨立第三方機構的商品或服務。

明確告知 指我們已向您提供明確陳述(口頭或書面陳述),即根據該條例,我們將不會負責,而如果您同意我們向香港以外的收件人披露您的個人資料,而且該收件人以違反條例的方式處理您的個人資料,您將無法根據該條例尋求補救。

Iron Mountain 指Iron Mountain Hong Kong Limited。

退出 指個別人士提出不接收直接營銷通訊的請求。

個人資料 指任何資料(a) 直接或間接關乎一名在世人士;(b) 從中可直接或間接識別個人身份;及 (c) 存在的形式令資料可讓人切實可行地查閱或處理。這包括,但不限於個人的姓名、地址、電話號碼和電郵地址。

主要目的 是收集任何個人資料的主要原因。

合理期望 指個人合理地期望其個人資料可能因相關的目的而被使用或分享。

次要目的 指主要目的以外的使用或披露目的。.

分享 一般指在Iron Mountain以外發布信息,包括根據合約執行的「外判功能」。

使用 指在Iron Mountain內處理個人資料。

網站 指 Iron Mountain的網站及相關的網頁。

12. 聯絡IRON MOUNTAIN

如果您對本私隱政策有任何疑問,請透過電郵聯絡私隱和合規團隊: compliance@ironmountain.com.

您可瀏覽個人資料私隱專員公署的網頁 www.pcpd.org.hk,查詢有關您的權利及條例的詳情。

本政策最後更新日期為2019年1月16日。